在外企久了，你会深深的体会到Email的重要性，特别是对项目经理而言，Email几乎是每天必用的工具。

打电话、面谈固然重要，但是Email是文字上的，更显得正式。特别是项目上的申请、报告、通知等等，一封简明流畅的email很容易反映出你的工作能力。尤其是给老板的，老板没有时间事事听你汇报，及时写封详尽的email给他，会起到更好的效果。如果项目涉及海外公司同事的话，email的重要性就更不言而喻了。

在项目的执行过程中，形成用email与团队沟通的习惯，会帮助项目经理理清思路，并记录一些细小的事，以便日后参阅。好的项目经理应该能够把自己的邮箱转化为项目管理文件夹。

Email是最好的呈堂证供

特别是同一件事可以involve多个人进来，即copy to 多个人，这恐怕是最便利且正式的声明方式了。当然，收信人不一定看你的信件，没关系，发完后打个电话，并且有必要的话，发信时CC给老板，你的职责就算尽到了，对方不做是他的事，日后有了问题，Email就是最好的凭证了。尽管这样有点那个了，但是办公室就是这样现实的，为了避免扯皮，首先要打好预防针。

Email也是最好的偷懒工具

每天我会收到上百封邮件，如果每封都看完，岂不是累死！窍门就是只看to的，cc的基本就无视了（但还是要扫一眼，免得将来授人以柄）

很多人认为发email是浪费时间，一方面是英语不过关，在这里我只能说要在外企打工，这是必备的能力，既然做这份工作，就先练好鸟语再说。给大家分享我用来学鸟语的网站，自己先修炼一下吧：cnn.com 美国有线电视广播网，著名敌台，可以练习英文阅读； teevoo.com 醍醐英语是个找外教练口语不错的地方；chinadaily.com 国内著名的英文站点，比CNN稍微容易一些;

Email是终极的大杀器

现在外企的邮件列表可以很容易的查询一个员工的组织结构，他的同事是谁，老板是谁，老板的老板是谁…一封来自外部的匿名email，可以手术刀般的精确击中组织结构上的关键点，如果证据确凿，往往能够一击致命！…

另一个误解email的原因恐怕就是不会写，这里说不会写是指不会写有效的邮件。邮件怎样才算有效呢？

首先要短小，言简意赅。email毕竟不是年终报告，用不着凑字数，尽量让收信人不要按Pagedown就能看完。

其次要清楚明白，尽量分个1、2、3说问题，不要几件事揉成一团。

最后要有的放矢，善用CC功能，将相关的人都抄送到，以示提醒，不相关的绝对不要烂抄送。bcc标识暗送，如果你收到一封bcc的邮件，表示发件人希望你知道此事，但不希望真正收信人和CC的人知道“你知道这件事”，呵呵，有点绕啊

礼仪

        1. 不要用公司信箱发私人信件。

　　2. 如有需要请用Bcc.不要把所有人的地址都写到cc里面，这样容易被发垃圾信的收集到，另外如果那些人互相不认识，也不方便。自己的地址应该写到to里面。

　　3. 不要发送格式信件。这对朋友和同事来说不礼貌，除非大家都在一个组织中并希望看到这种信。

　　4. 不要转发链条信。不管它说的是好运还是坏事，不要转发。

　　5. 职业。不要用u，afk这种手机简写，这在商务中不合适，会让人觉得你孩子气或没文化。

　　6. 职业2：注意语气。注意你和收信人之间的关系。

　　7. 小心谨慎。Email不是私人的，它可能在传输途中被截取，也可以在收信人那里存上好多年，还会返回给发信人。所以，不要发自己会遗憾的Email. 8. 缩减签名。最好4行，太多就不好了。

　　9. 引用。只Copy要回复的句子来引用，引用前面应该有”>”. 10. 愤怒时不要用Email.Email很难传送幽默，但很容易传达愤怒。

　　11. 澄清。如果有邮件让你不安，最好搞明白你没有误解它。你可以回复去问，说明你以为它是什么意思，确保自己没搞错。

　　12. 不要向朋友们发垃圾。即便是服务器出错，连发数十封，你也应该为此向朋友们道歉。

　　13. 注意其他邮件系统的非标准行为。虽然很难说清每个系统的问题，但注意一下总是好的。

　　14. 适当地回复群组邮件。注意不要随便就回复给所有人。

　　15. 不要回复每一个群组邮件。有时候群组中的某个邮件并不需要你来回复。

　　16. 遵守Email法规。比如对商业广告邮件，不同国家有不同的法规，不但是自己国家，也要考虑到收信人所在国家。

　　沟通及效力

       17. 使用有意义的标题，让收信人一下就能明白里面是什么，同时也区别于垃圾邮件。

　　18. 简短。尽量简短，如果有很多话，可以列成要点。

　　19. 摘要。在长信之前加上摘要。

　　20. 可以用模板。如果要重复地大量回复同样的问题时。

　　21. 需要时可使用”回复所有人”.平时不要用。

　　22. 也要记得电话。Email有它的优势，但打电话和手写信可以产生亲自接触。

　　23. 如果真是很紧急，就写上它。比如在标题上加上”URGENT”. 24. 休假时应设置自动回复，这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西，免得有心人知道你家里没人。

　　25. 使用表情。如果你的情绪可能被误解，就加上这种笑脸  . 26. 校对。写作水平不高可以原谅，敲错字就很难给人好印象，尤其是交稿子或申请工作时。

　　移动Email

       27. 了解限制。

　　28. 使用Voice-to-text. 29. 小心重复或删除。

　　30. 专用。最好设个专用的移动信箱。

　　31. 不要给移动设备发附件。

　　32. 要节约使用。

　　生产力，文件夹和过滤

       33. 快速回复。要么当时回复，要么先放到”须回复”文件夹内。

　　34. 24小时内回复，某些行业要求可能更快些。

　　35. 如果信太长没办法全部答复，就先回个短的，说明过后再细说。

　　36. 分段回复。如果来信太长又要求全回，就一个要点一个要点地回复。

　　37. 纪律。定时检查Email，5分钟或5天，固定下来，别人也会依此反应。

　　38. 按紧迫性分类。设置紧急/必须回复/个人/信息/其他等几个文件夹，把来信按地址分到这些文件夹内。最好配合过滤器，让它自动分类。

　　39. 有选择。并不是每个信都要回。FYI的，群组的一般都只是看看就行。与工作不相关的也先转发到私人邮箱以后再看。

　　40. 快速。工作邮件应该是问题和回答，是知识传送。搞笑或论文应该在其他地方。

　　41. 限制。如果没时间读，就不要订阅太多内容。如果要订，最好用免费信箱来订。

　　42. 文本通讯。有时文字IM比来往邮件要快。

　　43. 向大师们学习。诸如43-Folders，GTD等等。

　　44. GTD.如果没读，就不要把所有信都移到文件夹里，应该是读、回复再归档。

　　45. 标题要明确。

　　46. 使用免费信箱。订阅免费内容要用免费信箱。

　　47. 把垃圾邮件加入黑名单。不要只是删除它们，还应该阻挡发信人，通常垃圾邮件发信人都是重复的。

　　48. 开启垃圾邮件过滤器。当然，没有过滤器完成准确，所以还应该检查一下垃圾邮件。

　　49. 抛弃被垃圾占领的邮箱。保存资料，再开一个，记得通知联系人（不现实）。

　　50. 防止邮件过载。如果不需要回复就不回复。

　　Email附件

        51. 附件要小。邮箱总不是无限的。

　　52. 不要转发附件。

　　53. 在正文中包含一点附件摘要。

　　54. 可以发送链接代替附件。

　　55. 在线共享文档，比如Google Docs. 56. 在线共享2，如果公司不让用外网，就在内部网上共享。

　　57. 在线共享3，如果前两个方法都不行，可以用IM来传送。

　　58. 使用纯文本或RTF格式，不要用Doc格式。造成不要传可执行文件，Doc/xls也可能会有病毒。

　　59. 可以使用OpenOffice.org的XML格式。

　　60. 小心打开附件。如果不是自己要的，就不要打开。

　　61. 知道哪些不能打开。打开垃圾邮件等于做了验证，会引来更多垃圾。

　　技巧，调整和备份

       62. 使用定制的邮件阅读工具。比如定制过滤器，自动分类等。

　　63. 合并邮件。可以把某个文件夹下或某标签的邮件生成一个单一的RTF或PDF文件，以备以后再读。

　　64. 更有效地过滤。邮件工具应该提供全选和单选的快速方法，以及分类垃圾和清除全部垃圾的操作。

　　65. 加速Gmail操作。比如清空缓存和临时文件等方法。

　　66. 利用Gmail邮箱的别名来更有效地执行过滤。+的用法。

　　不同邮件系统的技巧

       67. 使用Gmail.

       68. 少用Gmail的格式。主要考虑到其他信箱的接收。

　　69. 使用Gmail的星标来追踪对话。

　　70. 使用Gmail的归档功能。

　　71. 使用Gmail的空间，Gspace等。

　　72. 使用Gmail的文件转换功能，把不同的格式转成HTML格式。

　　73. 使用Gmail的MP3播放功能。

　　74. Hotmail的坏毛病之一是链接都要在新窗口打开（地址还是乱的）。

　　75. 从Outlook中直接呼叫联系人，需要通过插件实现。

　　76. 最新的Outlook也可以订阅RSS. 77. Yahoo Mail beta现在也用Ajax了。

　　隐私和安全

        78. Email隐私权第一规则：没有真的隐私。

　　79. 遵守Email规定，主要就是企业应该备份全部邮件，所以也没有隐私。

　　80. Copy信件，这不是备份，而是有关重要事件时，就给老板或其他组内成员抄一份，免得某些人到时候说没收到你的说明之类。这会影响到隐私。

　　81. 不要随便散发真实的邮件地址，它只应该在同事间和家人间使用。

　　82. 使用联系表格（留言本）来代替员工邮箱。

　　83. 把公开的信箱地址打乱，比如把@替换成at等。

　　84. 使用免费邮箱，但也不要在账号上透露公司名字或真实的账号。

　　85. 不请自来的内容不要直接取消订阅，这样也等于认证了自己的邮件地址，把它加到黑名单里就行了。

　　86. 使用纯文本邮件客户端。可以避免钓鱼或病毒。

　　87. 使用安全的邮件客户端。

　　88. 邮件加密。

　　89. 使用freenigma加密。这是一个Firefox扩展，可以对Web邮件进行加密。

　　90. 秘写。比如把信息隐藏在一张图片中。

　　91. 尼日利亚骗剧。

　　92. 小心伪装成Paypal，西联等财务公司的信件，不要点其中的链接。

　　93. 小心那些伪装成著名组织的来信。

　　94. 不要被伪装得很好的邮件标题欺骗而打开它，比如伪装成你自己发的信被退回等。

　　95. 头脑要清醒，在Email世界里你不会中什么奖，也不会中什么彩票。

　　96. 把这些教给你的小孩。

　　97. 信息只是删除是不够的，必须破坏它，必要时，可使用大铁锤。

　　98. 保持机器干净，杀毒等等。

　　99. 其他参考，见原贴。

　2012年6月，中国软件研究中心对企业QQ、企业飞信、今目标、网易即时通、imo、263EM、点击科技GKE等15家EIM品牌影响力进行了调查和研究，经过对用户关注度，用户满意度、媒体关注度，新闻传播，企业网站等方面进行综合评价，得出6月份EIM品牌影响力指数。

　　一、 整体情况

　　6月EIM品牌影响力进入前十的品牌分别是imo、今目标、企业QQ、263EM、点击科技GKE、企业飞信、网易即时通、群英CC2010、IBM Lotus Sametime、35EQ。10个品牌平均影响力指数为42.259。其中，imo以83.565影响力指数高居首位，亿企通今目标与企业QQ分居二三位，品牌影响力指数分别为48.751与44.927（如表1所示）。

 

 

　　二、 新闻传播分析

　　6月份10家EIM品牌网络媒体新闻传播量共120篇次，平均12篇次，其中imo传播最多，共85篇次，占所有EIM品牌总传播量的70.83%，其次为263EM，传播24篇次，占总传播篇次的20.00%。（如表2所示）

 

 

　　三、 用户关注度

　　6月份，EIM品牌用户关注度指数平均值为336.875，其中，企业QQ用户关注度最高，为1502，imo以521关注度指数排第二，亿企通今目标以615.5位列第三（如图1所示）。

 

 

　　四、 媒体关注度

　　6月份，EIM品牌的平均媒体关注度指数为1.29。其中，imo最受媒体关注，关注度指数为7.5，企业飞信与企业QQ分别以2和1.5的关注度分列二三位（如图2所示）。

 

 

　　五、 值得关注的问题

　　1、 EIM品牌新闻传播整体偏低，除imo保持了一定的传播力度外，其它EIM品牌新闻传播均偏低，不利于品牌推广。

　　2、 媒体对EIM行业关注度不高，或与当前EIM市场整体比较低迷，活跃度不高有关。

一、激情不是全部

激情是一种催化剂，它能调动创业的综合素质与各方面的潜能用于创业。但面对大学生而言，激情过多表现为创业的信誓旦旦与对创业前途持过于乐观的态度，这种创业心态主要表现为对创业项目可行性分析不够或不全面、不严谨，只从事物的一方面评价创业项目。这其中有很大部分大学生创业者都仅仅只是有一个想法，而没有实现这个想法可行性高的实施方案作为保证。由于大学生基本没有工作经验，其在创业准备期决策所依的基本上都是个人通过书本与各种媒体所学的知识与信息，因为大学生在未进入社会参加工作之前，在其内心还没有建立一套个人经验判别体系，故在考察商机与项目时，往往只能停留在理论分析上，是故无法从各方面了解项目，在此情况下，我认为大学生朋友还是少喊口号为好，应该以冷静理性的心态面对创业机会与项目。

二、只见冰山一角

创业是一个系统工程，它要求创业者在企业定位、战略策划、产权关系、市场营销、生产组织、团队组建、财务体系等一系列领域有一定的知识积累，大学生有了好的项目或想法，只是代表“创业的长征路”刚跨出了一步，而在我们的大学生创业者中，认为凭一个好的想法与创意就代表一定能创业成功观念的人也不少，而在创业准备时对可能遇到的问题准备不充分或根本就没有思考对策与设计好退出机制，对来自各方面的反面因素浑然不知，而导致一开始便遇到各种各样的难题，使创业者还没有走出多远，即以失败告终。所以创业者不是全才，但要着眼于全才。

三、工作的核心是什么

按现代企业制度组建的公司是一个以盈利为目的的组织。这是公司的定义，但可能很多人不以为然，以为现代公司是以客户为中心、是以社会价值为中心、是以产品质量为中心如此等等，这都是错误或有偏见的观念，因为一个企业如果能盈利，也就表明了它存在的价值（除了非守法的公司外）。所以我们可以说，创业者的工作核心就是盈利，也就是增加收入，减少支出，这是创业者工作中的最高原则，是一个创业型企业生存与发展的基础。但我发现在很多大学生企业里，明显存在着因在公司核心原则上认识不足或不深刻，而导致的创业工作效率不高。有的创业者很辛苦在工作，也的确是很执着，但因为他的工作与公司盈利有偏差而导致公司陷入困境。可以说在合法的经营范围内，“能否赚到钱”是衡量创业者工作的唯一标准。

四、团队组建与协作精神

团队精神—-这四个字也许是最平常最易懂的管理概念了，但由于大学生这一特定创业群体，一般为年龄在25岁以下的大学生，他们的社会与人生经验都不足，而且处于热血沸腾的感情阶段，个性化、自信力等都较强，所以在团队组建、团队分工、团队规则制度等诸多体现“人与人合作”的工作中，大学生创业者往往会出现“一人是龙、二人是虫”的情形。纵观当前时代发展趋势，社会分工越来越细，越来越专业化，任何创业者想依靠单打独斗而胜利的可能性已降得很低。在实际工作中，大学生常常会出现以已为主、刚愎自用等不利于合作创业的情形。

五、犯错与改正

一次营销决策失误、一次小型财务危机抑或是一次上门推销失败，都有可能成为大学生创业路途中的绊脚石，都会在一定程序上打击没有打创业持久战的大学生创业者，让他们在心理上元气大伤。其实大学生要正确看待创业过程中遇到的问题与麻烦，这是十分正常不过的现象，我们只要在犯错后迅速改正，或多多请教别人的意见与建议，一定会吃一堑长一智，要善于在交了犯错误的“成本”后，我们要善于分析与总结，要学会从失败中找到自己的弱点与不足，并加以改正。很难想像没有错误的创业会成功。

六、坚持就是胜利

再充分的创业准备都是不完善的、再周密的商业计划书也难免有没有顾及的地方、再团结的创业伙伴也会发会摩擦、再厚实的资金有的周转不灵的时候—-这些都说明在瞬息万变的创业环境中，能影响我们创业的不定因素太多了，谁都不法保障，在下一个路口我们能选对方向，所以创业过程中会遇到挫折与失败是再正常不过的事情了。也许有时候会觉得前途一片茫然，有时候会觉得自己很无助，有时候又觉得创业太过辛苦，无法再继续。但如果子夜到了黎明就不会远一样，胜利的曙光就在你最困难时刻的前面。坚持就是胜利。

建议创业准备流程：

1、理清思路，明确定位：即我是什么，我能做什么，我要做什么

2、自我检查：即按标准商业计划书进行编写本项目商业计划书，将企业人财物供产销所有要素都规划进行。

3、找人挑刺：即对你想做的行业较熟悉且能为你保持商业秘密的人对你的方案进行可行性论证。

4、组建团队、合作伙伴确定合作原则。

5、制订企业经营计划与实施计划。

什么叫软文?所谓软文，它是相对于硬性广告而言，它是由企业的文案策划人员来负责撰写的一种“文字广告”。运用各种文笔手法，利用文字的感染力提高文章的阅读性，从而直接或间接地为企业文化或产品打广告。因为，软文会给人带来一种像文学又像生活的感受，并没有像硬性广告那样直接体现广告主题，等到你发现这是一篇广告文章时候，你已经掉入了被精心设计过的“软文广告”陷阱。什么是网络软文?就是以互联网作为传播平台，主要以文字为载体的一种广告宣传方式，目前已经成为企业进行中国网络的一种常用手法。网络传播软文的类型形式有：正面宣讲式、故事嵌入式、借助热点式、经验分享、寻求帮助式、幽默式等。 　　菜根谭个人把以上软文推广效果划分为三个境界。第一、原形毕露。如：新闻类的软文，软文主要介绍产品的功能、效果、例子之类的真实内容，有很明显的广告痕迹;第二、笑里藏刀。如论坛的软文，一般开始只会通过事件、故事吸引受众，在不经意间再插进产品的信息而达到宣传目的，明人能看出有广告痕迹，但受众会接受甚至会进行信息转载的传播;第三、水过无痕。广告信息比较难被发现，但是广告产品在很明显的地方出现，受众不仅对软文的信息全盘接受，并且会做出病毒式的传播，这是最高境界。这里，菜根谭为大家介绍几种让传播力变得更强的创作方法，给大家交流下。

一、如何构思出软文的传播点 　　如何构思出具有创意的传播点?软文的传播点，也就是我们常说的“新闻眼”。我们该用什么样的形式去表现产品，才能达到符合产品的特性，让产品宣传效果最大化呢?是正面宣讲式、故事嵌入式、借助热点式，还是经验分享、寻求帮助式、幽默式?秘诀是：根绝自己的传播平台和产品特性去定。如果您认为在天涯“天涯杂谈”版块上，消费者或者受众比较感兴趣，那您就可以用故事嵌入式、借助热点式、幽默式这3个作形式为软文的写作形式，从而根据文体形式构思出强悍的传播点。选取构思出你认为最有价值的故事、角度，以全面的视角，精准的表达，独特的见解，穿透全文，凸显出产品的价值，让大家参与到其中进行发表。

二、如何撰写标题 　　人靠衣装，佛靠金装。软文标题是受众判断软文是否值得浏览阅读的关键因素，软文的标题讲究什么?菜根谭认为，最重要的是标题必须具有穿透力，能吸引人的兴趣。标题类型有：争议热门型，叙事故事型，经验分享型，排名评比型。根绝你构思的文体表达形式而你定标题。正面宣讲式则用平实的语言把文章内容表达出来;经验分享式则用轻松随意的口吻方式进行介绍。。。。。。在标题上突显出标题的重要性菜根谭在很多文章都有提到过，这里就不展开详细的解说了。总之，好的开头是成功的一半。

三、软文正文写作技巧 　　首先，明白软文的内容是受众需要看的。有了一个精彩的标题后，就看软文的内容了，必须要有足够的料，菜才会更香。只要能够满足了受众的需求，还怕软文没机会扩散吗?实事求是，站在客观的角度，把产品介绍出来，如果您对产品足够好，受众会自然变成您最伟大的“推销员”，不断的为您的产品进行人群传播。这是最原始的病毒传播方式，也是最有效的传播方式，通过口碑效应，使信息不断扩散。出于各种各样的原因，人们热衷于把自己的经历以及体验告诉别人，这种口碑传播的影响是非常巨大的。

虽然，这个方法开始不会很见效，需要一段周期时间，但是后期效果十分明显。如各种载体上介绍化妆品功效的相关软文。 　　其次，切记不要为了软文而写软文，创意也很重要。互联网总是不会缺少话题和焦点，如今网络事件可谓层出不穷、不胜枚举，借助社会热点事件，借力发力。软文的写作方式可借用网络上的淘宝体、凡客体、海底捞体、甄嬛体等，都是很好的创意点。 　　如果，软文要能达到我上面所说的第三种境界：——水过无痕，几乎让人看不出是广告痕迹，那创意是必不可少的。今年上半年网络上病毒传播最出名的恐怕是“杜甫很忙”了如:迅雷电影论坛。原本以为只是小学生上学无聊恶搞出来的几张杜甫画像，却在网上得到大量转发，之后不断有帖子、微薄开展活动进行模仿改图上传，让杜甫迅速“走红“。到现在，估计很多人还蒙在鼓里，不知道在网上被疯狂传播的“杜甫很忙”系列图片，大部分都是出自团队成员之手，是为了帮“成都杜甫博物馆”做的策划，目的是引起更多人对博物馆的关注。

四、结合传播平台，策划并撰写软文 　　巧妇难为无米之炊，推广工具不可忽略。网络软文的载体包括博客、微博、论坛、门户网站、邮件、QQ等形式，无论哪一种载体，只要能引起网民大量的的评论和转载，才能算是具有传播力的软文。在这个网络爆炸时代，什么信息都要讲究个时效性，快速传播和广泛传播才能看到效果。网络软文，更要借助媒介来实现其价值。你要翘起地球，还得需要一个支点呢，而这个支点相当于软文的推广媒介。 　　我们在选择媒介时，要根据受众的生活习惯，他们接触什么媒介我们就用多用什么媒介，再撰写软文的内容，做到媒体与内容的精准性。如你的产品是手机，需要在天涯上发布，假如你的软文采用的是正面宣讲式，你可以把软文发表在“IT视界”板块中的“手机空间”里。如果你想放在“天涯杂谈”上，软文的形式就要变得灵活些，可用社会热点或者幽默式，吸引更多人参与。 　　现在网络中的媒介载体有：百度文库，百度百科，QQ空间，MSN，邮件，博客，微博，视频、图片，网站等都值得我们去关注。任何一个网络的媒介，只要被我们善加利用都将爆发出不可估量的力量。