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初创团队如何提高工作效率?

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条件
初创团队:3-5人(或远程)。
工作效率:
问题1:和大公司不同,没有成熟的架构、流程,一个人往往要承担多人的工作。
问题2:时间窗问题,如果效率不高,短时间内做不到一定的质和量,就要被竞争对手搞死啦~
所以:工作效率对于早期初创团队至关重要。
本质:专注核心业务。以最短的资金和时间投入,完成非核心、但是必须要完成的事情。
要素
要素1:不要重新发明轮子。
要素2:以最低的成本(包含资金和学习成本),发现和使用最高效的工具。
个人时间管理
日历
Google:国内速度极慢,不间断被屏蔽。
Calendar(Apple):苹果设备间同步。
重点:个人时间管理。我没有用Any.do、WunderList等。暂时用不同颜色,来区分:1、公司项目,2、兴趣项目,3、个人安排。技巧:每周末需要花足够多的时间,安排下周的工作,确定重点。
硬件配置
多屏幕切换:扩展屏幕。浏览器、Evernote等放在大屏幕。聊天窗、邮件回复等放在小屏幕。
键盘、鼠标:对于每天和电脑打交道的人来说,一个机械键盘真的能提高打击的愉悦感和效率。
Mac/iPad/iPhone:Mac处理工作。iPad回复邮件。iPhone回复微信。
重点:很多人以为是装逼,其实真的是,也不全是。多屏幕解决的第1个问题是:同步处理多件小事情。举例:日历、微信、QQ、换歌同步处理。多屏幕解决的第2个问题是:平行的思考一件大事情的几个部分。举例:浏览器查资料、Evernote记录内容、回邮件。
思考内容沉淀
简书:把重要的内容沉淀下来,避免重新思考一样的事情,方便把问题的核心复制、传递~
翻墙
云梯:不解释…云梯的一个好处是,可以自由选择台湾、日本、美国、香港等不同线路,选择其中速度最快的一条。
公司内部管理
项目管理
Fengche:前一个月免费,后续收费。
TeamBition:对于互联网、设计、广告、传媒行业有流程优化。
Pivotal Tracker:程序员专用利器。
重点:任务的布置最好由Team Leader来做。这是一个思考项目整体的机会,以及静下来思考每个任务如何落地操作、难以程度、安排多少时间、几个人、任务顺序、优先级、性价比的最好的机会。即是Team Leader静下心来反思整体项目最好的机会。
文件共享工具
百度云盘:酷盘自从被收购之后,整个人都不好了…
Dropbox:对于小团队来说Dropbox基本够用了,功能也够全(或者Box)。
Google Drive:需翻墙,你懂得…
重点:合理地利用文件共享工具,能够避免很多邮件传来传去的时间。另外,高阶的文件协同编辑的功能也可以考虑~
实施会议
Fuze:远程团队沟通非常适用。
iPhone:如果只是通话,苹果自带的多人通话已经非常好用。
微信群
微信:多人工作交流不二之选。
重点:合理设置群名称、针对性挑选置顶群是一门学问。
Evernote
项目知识树链条:TeamBition、Evernote、简书。Evernote在整条知识树链条中处于中间环节。上游由TeamBition来梳理项目的整体和每个任务。下游由简书来沉淀思考、进行分享。Evernote在中游承担零星知识点的积累、梳理、归档的功能。Evernote同时也可以部分承担CRM管理、项目管理的职责。
重点:技巧1:合理地设置笔记本组、笔记本、笔记的三层关系。技巧2:充分适用Evernote提供的小功能,比如:演示、分享等。
企业邮箱
QQ企业邮箱:免费、设置方便、速度快、超大附件上传。
客户关系管理
MikeCRM:HighRise在国内的速度实在太慢。
重点:MikeCRM的几项功能:XLS导入联系人、联系人分组、邮件群发、在线问卷调查/回收。
其它
财务管理:挖财。
易耗品管理(InnoSpace广告贴):R2
项目运营
活动发布平台(做活动)
活动行:针对国内。
EventBrite:针对国外。
视频制作(做视频)
Powtoon:傻瓜式视频制作工具,整个视频制作过程和PPT制作类似。长于1分钟的视频,收费15美金/月。
重点:对于质量要求比高的视频,字幕和背景音乐是个难点。
海报(做海报)
简图:iOS APP,简洁的排版、文字少、速度快。微信转发适用~
Phoster:iOS APP,模板多。
海报工场:iOS APP,模板多(美图秀秀出品)。
Canvas:适合对设计要求较高的人群。
核心:学会”Say No”
提高工作效率的目的是:争取更多的时间段,在状态最好的时间窗内,集中处理最重要的事情~
最核心的技巧是:学会”Say No”。不要让不重要的人和事打断你。如果不确定,要有能力在最短的时间内做出判断,然后坚定地”Say No”。
“一个好销售的核心能力,是能在最短的时间内精确判断这个人是不是值得花时间去争取的客户。”

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