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越忙越需要 GTD

GTD 最早于2002年由 David Allen 提出,自他撰写的畅销书 Getting Things Done 出版以来,“GTD” 已经成了一个术语,影响了大批致力于推动时间管理的图书及博客作者、企业管理者,甚至因此诞生了一批基于 GTD 的效率工具。它的内容从不过时,与时代发展同步行进,影响着全球成千上万的效率实践者。

专业人士

人们之所以对此乐此不疲,是因为 GTD 与[我想掌控自己的生活][我希望得到尊重与回报][我想要的是什么][我希望能着眼未来]关联密切——它并不仅仅解决工作问题,它试图帮人们理顺每一个日常,从全局角度审视人生。就像一个精密的神经系统,从任何角度唤醒神经元,都有对应的触发路径与反馈。

正在谱写乐曲的巴赫,正在向欧洲行军的拿破仑,正在创造艺术品的安迪沃霍尔,他们都需要处理大量信息并转化为自己的行为决策,以此体现自我意志。一个处理纷繁信息并无时无刻不在作出正确决策的人,在今天被称为专业人士。

毫无疑问,从 GTD 中获利最大的是专业人士。这里有一个虚拟形象,或许你见到过与他相似的人——前一晚工作了很长时间,他选择把工作带回家,结束已经是凌晨3点。他感到自己很少有时间去做喜欢的事情,比起这一点,没完成工作会更让他有负罪感。大部分时间他应对自如,但仍然感到重重压力。有些时候,他会把工作拖到最后时刻,再灵感迸发地完成它,每当这时候,他总后悔没有早点进入 aha moment.第二天早起赶到办公室,办公桌上堆积了许多很久没触碰过的文件。处理邮件到一半,同事拿着合同过来打断他,交谈完毕日历正好弹出5分钟后的会议提醒。结束后已经是中午,他和同事们在办公室一起用餐,想到自己上周忘记了一个重要约会。他感到很难让自己停下来,保持忙碌有一种安全感。他的勤勉为自己换来了尊重,在成功又琐碎的氛围中,他无暇着眼未来,他需要 GTD 来管理自己的工作与生活——

五个步骤

“通过行动让自己感觉良好,要比通过让自己感觉良好来实现更好的行动容易得多。”

  1. 收集引起我们注意的事务和信息

时间管理四象限法则把事务分为四种优先级:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。大部分时候,人们最优先处理第一种事务,把第二种事务作为长线供养,后两种被视为归档事务被忽略。这些事永远客观存在于生活中,人们无法如同精密仪器时刻不逾陈规。GTD 建议把所有事务不计前嫌统归到一起。有时候,正是一些前置的关联事务,让我们真正开始解决问题时毫不费力。另外 GTD 的两分钟法则认为:如果采取某项行动最多需要两分钟,就应该在作出决定的一刹那实施行动,这可以有效解决部分紧急任务。

“提升个人工作效率低最佳手段之一,就是拥有你乐于使用的管理工具。”

养成收集的习惯至关重要,匹配的管理工具能够安放所有收集到的事务。找到一款项目与任务管理工具,梳理所有引起注意的事务和信息。Teambition 的任务管理功能可以有效解决此类问题,在这里,你可以创建任何主题的事务,在下一步,我们将进行进一步归纳整理。

  1. 理清每个项目的意义和相关措施

进一步梳理经上一步统计到的所有事务。事务分为两种,一种是没有行动解决方案的,比如一个想法或者一个软件升级提醒,把这类事务安排到未来的日程,在日程下做好附注。另一类需要进一步行动解决方案的事务,比如参加会议、回顾工作或者洗车,设定每一步具体动作的完成时间。有时委派他人代劳也是完成事务的方法,如果你自己不是最佳的执行人选。在 Teambition 中,你可以指派任意任务给最适合完成它的人,无论他是你的同事、合作伙伴、学习搭档还是家庭成员。

  1. 组织整理:建立清单

到这一步事务开始变得明朗,大部分事务已经在时间线设定好位置。现在需要做的,是根据不同的情境,把事务归属到不同类别的清单。比如,“立即执行”清单,里面都是在2分钟内就能完成的简单任务。“等待”清单,指关注结果不关注过程的事,比如等待预定的电影票、用户对新提议的回复、等待新购买的空气净化器等。“外出事宜”清单,出门前看一看清单,能有效提升一路上能解决事务的数量与效率。Teambition 的自定义任务面板可以随心所欲地设定为不同主题的清单,你只需要在使用时重新打开他们就能一目了然。你有什么关于清单的好主意,请留言或邮件告诉给我们。

  1. 进行思考回顾

将所有任务在进行优先级排期与清单归纳后,进入回顾阶段——查看事务被着手解决的合理性。首先查看日程表,再看一看行动清单,根据情境选择恰当的回顾内容。人们总会放任自己的大脑纠缠于大量超过自身承载能力的任务数量。回顾的优点在于,尽可能冷静地重审自己的计划,重新夺回主动权而不至于疲于奔波。

  1. 选择行动

终于到了执行阶段,根据4种标准确认下一步的行动:情境、时间、精力、以及优先级。优先执行事先安排好的工作,再处理突发事件。有突发事件时,判断它是否值得你停下目前正在进行的工作,一旦被打断工作,重新进入工作状态将付出较高时间成本。实际上,并不存在被打断工作这回事,只是对新事物管理不善。

三个原则

三个原则的 Getting things done 精髓:

  1. 养成收集的习惯,整合所有工作与生活事务;
  2. 确定“下一步行”;
  3. 学会关注结果。

GTD 强调收集、思考并行动的重要性,五个步骤的最后一步才是真正的执行,前四步无一不是在确保事务解决的合理性与可行性。剥离开或关联或疏离的事项,一次只做一件事。

“一次只做一件事,沉浸通常伴随对特定任务的全身心关注,而且你通常会有掌控感,感到目标清晰。处于沉浸状态的个人通常明白接下来会发生什么事情,并能在执行整个任务的过程中得到及时反馈。”——认知科学家 Mihaly Csikszentmihalyi 《沉浸:关于最佳体验的心理学》

初入 GTD 的实践者,随着习惯的养成与方法的熟悉,会逐渐形成一套以自己为中心的地图,包含自己的角色、职责和兴趣,基于个人发展方向和需求而不断迭代,最终形成综合的全面生活管理系统。在任何情况下,用 GTD 的方法辅以匹配的工具,应对不同属性的事务,提升工作与生活效率。

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